Túto licenciu je možné uplatniť v prípade akéhokoľvek návodu na použitie alebo iného diela na akomkoľvek médiu, ak bude obsahovať oznam, ktorý doň vložil držiteľ autorských práv, o tom, že daný dokument môže byť šírený v súlade s ustanoveniami tejto licencie. Takýto oznam dáva bezodplatné a časovo neobmedzené povolenie platné na celom svete používať takéto dielo, ak budú dodržané podmienky stanovené v tejto licencii. Doleuvedené slovo "dokument" sa vzťahuje na každý takýto návod na použitie alebo dielo. Nadobúdateľom licencie môže byť ktokoľvek z verejnosti (ďalej len "vy"). Podmienky licencie prijímate, ak kopírujete, upravujete alebo rozširujete dielo spôsobom, ktorý podľa autorského zákona vyžaduje povolenie.

"Modifikovaná verzia" dokumentu je každé dielo, ktoré obsahuje daný dokument alebo jeho časť v doslovnom alebo upravenom znení a/alebo jeho preklad do iného jazyka.

"Sekundárna časť" dokumentu je dodatok k dokumentu alebo úvodná časť dokumentu s vlastným názvom, ktorá sa pojednáva výhradne o vzťahu vydavateľov alebo autorov dokumentu k jeho nosnej téme (prípadne k súvisiacim témam) a neobsahuje žiadnu informáciu, ktorá by sa priamo týkala danej témy. (Napríklad, ak je dokument čiastočne učebnica matematiky, za sekundárnu možno považovať takú časť, ktorá nevysvetľuje nič z matematiky). Vzťah vydavateľov a autorov by mohol pojednávať o ich historickom prepojení s témou alebo príbuznými témami, prípadne o ich v právnom, obchodnom, filozofickom, etickom alebo politickom postoji k nim.

"Invariantné časti" sú niektoré sekundárne časti dokumentu, ktorých názvy, pretože označujú invariantné časti, sú uvedené v ozname o zverejnení dokumentu podľa tejto licencie. Ak niektorá časť nevyhovuje stanovenej definícii sekundárnej časti, nemôže byť uvedená ako invariantná. Dokument môže obsahovať nulový počet invariantných častí. Ak dokument neoznačuje žiadne časti ako invariantné, to znamená, že v ňom žiadne nie sú.

"Texty na obale" sú krátke texty, ktoré sú uvedené pod názvom "Text na prednej strane obalu" a "Text na zadnej strane obalu", a sú súčasťou oznamu o šírení dokumentu podľa tejto licencie. Text na prednej strane obalu môže mať najviac päť slov, text na zadnej strane obalu môže mať najviac dvadsaťpäť slov.

"Priezračná" kópia dokumentu je strojovo-čitateľná kópia, ktorá je prezentovaná vo verejne dostupnom formáte vhodnom na jednoduché revidovanie dokumentu pomocou všeobecných textových editorov alebo (pri obrázkoch zložených z pixelov) pomocou všeobecných programov na maľovanie, alebo (pri kreslení) pomocou niektorého bežne dostupného kresliarskeho programu. Formát priezračnej kópie musí byť vhodný ako vstup pre textové formátovacie programy alebo pre aizovaný preklad do rôznych formátov vhodných ako vstup pre textové formátovacie programy. Kópiu urobenú v inak priezračnom formáte, ktorý s prítomnými alebo neprítomnými štruktúrnymi značkami (mark up) bráni následnej modifikácii zo strany čitateľov, prípadne odrádza od modifikácie, nie je možné považovať za priezračnú. Obrázkový formát nie je priezračný, ak je použitý na akékoľvek väčšie množstvo textu. Kópia dokumentu, ktorá nie je "priezračná", sa nazýva "nepriezračná".

Príklady vhodných formátov priezračných kópií sú napríklad jednoduchý formát ASCII bez štruktúrnych značiek, vstupný formát pre Texinfo, vstupný formát pre LaTeX, SGML alebo XML s použitým verejne dostupným DTD a štandardom zodpovedajúci jednoduchý HTML formát, PostScript alebo PDF, ktoré sú navrhnuté tak, aby boli modifikovateľné človekom. Príklady priezračných obrázkových formátov sú PNG, XCF a JPG. Nepriezračné formáty obsahujú proprietárne formáty, ktoré možno čítať a upravovať len pomocou proprietárnych textových procesorov, SGML alebo XML, pre ktoré DTD, prípadne nástroje na spracovanie nie sú všeobecne dostupné, ako aj strojovo generované HTML, PostScript alebo PDF, ktoré sú produktom niektorých textových procesorov len pre potreby výstupu.

"Titulná stránka" v prípade tlačenej knihy je reprezentovaná samotnou titulnou stránkou a ďalšími stránkami potrebnými pre čitateľné uvedenie textu, ktorý sa musí, podľa tejto licencie, nachádzať na titulnej stránke. V prípade diela vo formátoch, ktoré nemajú žiadnu titulnú stránku, pojem "titulná stránka" označuje text zverejnený v tesnej blízkosti najvýraznejšie uvedeného názvu diela pred začiatkom hlavného textu diela.

Časť "nazvaná XYZ" je pomenovanou jednotkou dokumentu, ktorej názov je buď presne XYZ alebo ktorej názov obsahuje XYZ v zátvorkách za textom v prípade prekladu XYZ do iného jazyka. XYZ tu reprezentuje názov niektorej časti uvedenej ďalej, ako napríklad "Poďakovanie", "Venovanie", "Autorovo osvedčenie" alebo "História". "Zachovať názov" takejto časti v prípade modifikácie dokumentu znamená, že daná časť bude mať naďalej "názov XYZ" v súlade s touto definíciou.

Popri ozname o platnosti tejto licencie pre daný dokument môže dokument obsahovať oznámenie o neposkytnutí záruky. Neposkytnutie záruky je súčasťou odkazu na túto licenciu, avšak len špeciálne v tejto súvislosti: akékoľvek iné dôsledky, ktoré by oznam o neposkytnutí záruky mohol navodzovať, sú neplatné a nemajú vplyv na znenie a význam tejto licencie.